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J’organise un evénement dans ma ville

Prêt d’une salle

La ville dispose de plusieurs salles municipales qui peuvent être mises à disposition pour vos événements (réunions, expos, repas…)

Liste des salles municipales

NomLocalisationCapacité
Salle Brel – Espace Prevert 5 rue du Vivarais 120 personnes pour un repas
150 personnes pour une réunion
Château du Charmois - Les salons 2 avenue du Charmois 120 personnes pour un cocktail
80 personnes pour un repas
100 personnes pour une conférence
Ferme du Charmois

• Salle Michel Dinet

250 personnes assises
310 debout

• Salle modulable

50 personnes assises mode conférence uniquement et 80 debout

• Atelier d’art plastique

19 personnes assises

• Atelier art plastique "Le Provençal"

19 personnes assises
Salle du Vélodrome Rue d’Echternach 50 personnes pour un repas
80 personnes pour une réunion
Salle des fêtes Allée de Champagne 700 personnes assises (spectacle)
999 personnes debout (spectacle)
500 personnes pour une soirée ou réunion
Maison associative Polyvalente 16 rue de Villers 10 personnes pour un repas
15 personnes pour une réunion
Espace Yves Coppens Allée de Marken 100 personnes (avec tables)
150 personnes (avec chaises uniquement)
Pagode 60 personnes (avec tables)
80 personnes (avec chaises)

Chaque salle municipale possède un règlement intérieur qui se doit d’être respecté.

Merci de bien vouloir vous adresser directement au service des Relations Publiques :
Services Relations Publiques
7, rue de Parme
54500 VANDOEUVRE
03.83.51.80.49
Van_relpub@mairie-vandeuvre.fr

Pour le Domaine du Charmois (Ferme et Château) :
Pré-réservation auprès de Marielle Dessi Miche, Coordinatrice du Domaine du Charmois
03 83 32 15 05 ou mdessi-miche@vandoeuvre.fr

Pour l’espace Yves Coppens et la Pagode :
Pré réservation auprès de Hocine Aoudjit
aaoudjit@vandoeuvre.fr ou 06 46 88 18 15

Chaque pré réservation devra être validée par M le Maire, vous serez ainsi invité à rédiger un courrier officiel de demande de réservation adressé à M le Maire.

Prêt de matériel

La ville de Vandœuvre peut prêter du matériel pour les événements organisés sur son territoire.
Quel est le matériel que la ville peut me prêter pour ma manifestation ?

  • Mise à disposition de stands 3x3, 40m2 ou 70m2
  • Tables, chaises, bancs, grilles caddies, barrière
  • Sono, électricité

Toute demande doit être envoyée au moins un mois avant la manifestation. Une réponse y est apportée, sous réserve de la disponibilité du matériel.
Pour s’assurer de cette disponibilité et permettre aux services concernés d’anticiper, un formulaire de demande prévisionnelle de matériel est envoyé en fin d’année à toutes les associations afin de faire un estimatif des sorties de matériel pour l’année N+1.

De bonnes prévisions permettent en effet de répondre au mieux aux besoins, toute demande tardive étant susceptible de ne pas être honorée.

A noter : Les demandes de matériel programmées pendant la semaine de la fête des associations ne pourront pas validées (manifestation associative engendrant d’importants moyens humain et matériel).

Communication

Comment la ville peut m’aider pour promouvoir mon événement ?

La mairie peut assurer l’impression des supports de communication sous réserve que l’association fasse apparaitre le logo de la ville sur ceux-ci. :

  • A3
  • A4
  • A6
  • Autres formats : invitations, livrets

Il est demandé aux associations, de fournir les visuels un mois avant la manifestation afin de pouvoir faire une communication efficace 15 jours avant celle-ci. Attention : la ville ne fait pas de conception ni d’infographie

La ville peut également relayer la communication sur ses propres supports de communication :

  • Affichage administratif dans les panneaux DECAUX
  • Diffusion sur le site internet de la ville
  • Parution sur les journaux électroniques d’informations

En revanche, toute demande de couverture de l’événement dans la presse locale est à faire directement par l’association.
Le service vie associative peut communiquer la liste des correspondants de presse avec lesquels la mairie travaille.

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